Neue Veranstaltung anlegen
In diesem Abschnitt erfährst du, wie du mit dem Anlege-Assistenten eine neue Veranstaltungsserie mit einem oder mehreren Terminen erstellst.
Öffne im Backstage-Bereich den Menüpunkt Veranstaltungen und klicke rechts oben auf Neue Veranstaltung anlegen.
Der Assistent führt dich durch sechs Schritte:
Allgemeine Daten
Termine & Einlass
Ticketpreise
Ticketdesign
Sichtbarkeit & Zahlung
Finalisieren
Die Navigation auf der linken Seite zeigt dir den aktuellen Fortschritt. Ein Schritt wird grün, sobald alle dafür erforderlichen Angaben gültig sind. Noch nicht freigeschaltete Schritte kannst du erst öffnen, wenn die vorherigen Angaben vollständig sind.
1. Allgemeine Daten
Im ersten Schritt erfasst du die Informationen, die für alle Termine der Serie gelten:
Serienname: Wird auch im Link zur Serie verwendet.
Titel der Veranstaltung: Der öffentlich sichtbare Veranstaltungstitel.
Dauer: Eingabe im Format Stunden und Minuten.
Kategorien: Du kannst mehrere passende Kategorien auswählen.
Platzwahl: Wähle zwischen mit online Platzreservierung und mit freier Platzwahl vor Ort. Bei freier Platzwahl kaufen Gäste online ein Eintrittsticket, wählen aber keinen bestimmten Sitzplatz aus.
Beschreibung: Muss mindestens zehn Zeichen lang sein.
Flyer-Foto: Wird auf Theaterplatz.at als Veranstaltungsbild angezeigt. Ziehe eine Bilddatei in das Upload-Feld oder klicke auf das Feld, um eine Datei auszuwählen. Mit dem Löschen-Knopf entfernst du das Bild wieder.
Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt, wird Allgemeine Daten grün angezeigt. Mit Weiter gelangst du zu Termine & Einlass.
2. Termine & Einlass
Lege für jeden Termin folgende Daten fest:
Datum
Beginn
Einlass ab
Sitzplan
Jeder Termin muss in der Zukunft liegen und einen Sitzplan besitzen. Der Beginn darf außerdem nicht vor dem später festgelegten Verkaufs- oder Sichtbarkeitsstart liegen. Bei einer Veranstaltung am heutigen Tag muss die Beginnzeit noch bevorstehen.
Datum und Uhrzeiten kannst du eintippen oder über das Kalender- beziehungsweise Uhrsymbol auswählen. Eingetippte Datumswerte werden in das Format TT.MM.JJJJ, Uhrzeiten in HH:mm gebracht. Ungültige oder fehlende Werte werden direkt unter der Terminliste erklärt.
Einzelne Termine anlegen
Mit Eine Veranstaltung hinzufügen ergänzt du einen weiteren Termin. Der neue Eintrag übernimmt den Sitzplan und die Einlasszeit des vorherigen Termins; das Veranstaltungsdatum wird um einen Tag weitergesetzt. Alle Werte können anschließend geändert werden.
Mit Nach Datum sortieren ordnest du die Terminliste chronologisch. Einzelne Einträge entfernst du über den Löschen-Knopf. Über die Kontrollkästchen kannst du mehrere Termine auswählen und gesammelt löschen.
Spielplan-Assistent
Mit dem Spielplan-Assistent kannst du viele Termine auf einmal erzeugen. Lege dafür fest:
das Datum der ersten Veranstaltung,
den Saalplan,
die Anzahl der Spielwochen und
die gewünschten Wochentage mit Beginn und Einlasszeit.
Für denselben Wochentag kannst du auch mehrere Beginnzeiten hinzufügen. Mit Vorschau anzeigen prüfst du die erzeugten Termine. Veranstaltungen übernehmen fügt sie deiner bestehenden Terminliste hinzu.
Sobald mindestens ein gültiger Termin vorhanden ist und jeder Termin einen Sitzplan hat, wird Termine & Einlass grün. Mit Weiter öffnest du Ticketpreise.
3. Ticketpreise
In der Terminliste siehst du für jede Veranstaltung das Datum, den Saalplan und den aktuellen Preisstatus.
Öffne bei einem Termin Ticketpreise verwalten und wähle Ticketpreise bearbeiten. Im Dialog kannst du folgende Preise definieren:
- Haupt-Eintrittspreis
Der reguläre Preis, den Gäste online buchen können. Der Hauptpreis muss größer als 0 € sein.
- Ermäßigungen
Mit Ermäßigung hinzufügen + legst du beliebig viele ermäßigte Preise an, zum Beispiel für Kinder oder Seniorinnen und Senioren. Ein ermäßigter Preis darf nicht höher als der Hauptpreis sein.
- Administrator-Preise
Diese Preise können nur vom Veranstalter gebucht werden. Mit Admin-Preis hinzufügen + erstellst du zum Beispiel einen Abendkassa-Preis oder einen nicht öffentlich sichtbaren 0-€-Preis für Freikarten und Sponsoren.
- Vorschau
Die Vorschau zeigt alle öffentlich sichtbaren Preise. Ein öffentlich angezeigter Administrator-Preis ist für Gäste sichtbar, kann von ihnen aber nicht selbst gebucht werden.
Jeder angelegte Preis benötigt eine Preisbezeichnung. Solange eine Bezeichnung fehlt, bleibt Fertig deaktiviert. Entferne nicht benötigte, leere Zusatzpreise wieder über den Löschen-Knopf.
Farbe, Beschreibung und Link
Unter dem Hauptpreis und den Ermäßigungen kannst du über Farbe & Beschreibung anzeigen weitere Angaben hinterlegen:
Preisfarbe: Kennzeichnet den Preis in der Darstellung.
Sitzplätze in Preisfarbe anzeigen: Übernimmt diese Farbe für die zugehörigen Sitzplätze und die Legende.
Beschreibung: Erklärt die Ermäßigung oder enthaltene Leistungen. Mit Immer ausgeklappt wird der Text Gästen sofort vollständig angezeigt.
Link: Verweist mit einem frei wählbaren Link-Titel auf weitere Informationen. Verwende eine vollständige Adresse, die mit
http://oderhttps://beginnt.
Bei Veranstaltungen mit freier Platzwahl werden diese Angaben bereits in der Ticketauswahl und nochmals im Checkout angezeigt. Bei Veranstaltungen mit Sitzplatzauswahl erscheinen sie im Checkout.
Preise für mehrere Termine übernehmen
Über Ticketpreise verwalten stehen dir weitere Aktionen zur Verfügung:
Preise kopieren von: Übernimmt die Preisstruktur eines anderen Termins für den aktuell ausgewählten Termin.
Preise an alle übertragen: Übernimmt die Preisstruktur des aktuellen Termins für alle Termine der Serie.
Expertenpreise verwenden: Aktiviert die im Saalplan hinterlegte Preiszuordnung für diesen Termin, sofern sie vollständig eingerichtet ist.
Expertenpreise zurücksetzen: Wechselt beim aktuellen Termin zurück zur normalen Preisdefinition.
Mit Alle Preise zurücksetzen entfernst du die Preisdefinitionen aller Termine. Expertenpreise überall übernehmen aktiviert Expertenpreise für alle Termine, deren Saalplan dafür vollständig vorbereitet ist.
Sind die Preise für alle Termine gültig, wird Ticketpreise grün. Mit Weiter gelangst du zu Ticketdesign.
4. Ticketdesign
In diesem Schritt gestaltest du die PDF-Tickets. Links siehst du die Vorschau, rechts die verfügbaren Anpassungen.
Ticketlayout auswählen
Wähle ausdrücklich eines der beiden Layouts aus:
Standard: zwei große Tickets pro A4-Seite
Kompakt: vier kompakte Tickets pro A4-Seite
Die Ticketfarbe gilt für beide Layouts. Das Ticket-Foto wird dagegen getrennt pro Layout gespeichert. Beim Wechsel bleibt das Bild des anderen Layouts erhalten und kann später wiederverwendet oder ersetzt werden.
Ticketfarbe festlegen
Über das Farbfeld legst du die Hintergrundfarbe fest. Die Ticketvorschau wird automatisch aktualisiert.
Ticket-Foto hochladen
Ziehe ein Bild in den Upload-Bereich oder klicke darauf, um eine Datei auszuwählen. Die benötigte Bildgröße hängt vom gewählten Layout ab:
Standard: 2792 × 1024 px
Kompakt: 756 × 1024 px
Maximale Dateigröße: 10 MB
Die passende Vorlage kannst du direkt im Assistenten herunterladen. Das vollständige Bild wird proportional in den vorgesehenen Grafikbereich eingepasst und nicht zugeschnitten. Freie Fläche bleibt transparent, sodass dort die gewählte Ticketfarbe sichtbar ist.
Sobald du ein Layout ausgewählt hast, wird Ticketdesign grün. Mit Weiter öffnest du Sichtbarkeit & Zahlung.
5. Sichtbarkeit & Zahlung
Hier bestimmst du, wann die Veranstaltungen sichtbar werden, wann der Ticketverkauf startet und wie Gäste bezahlen können.
Sichtbarkeit und Ticketverkauf
Auf Theaterplatz.at sichtbar: Die Serie erscheint ab dem gewählten Zeitpunkt in der öffentlichen Theaterplatz-Startliste. Direktlinks funktionieren bereits davor.
Nicht öffentlich gelistet: Die Serie wird nicht in der Startliste beworben. Sie bleibt über einen direkten Aufruf der Gruppen-, Serien- oder Veranstaltungsseite erreichbar.
Online Ticketverkauf – Startdatum: Ab diesem Zeitpunkt können Gäste Tickets buchen. Der Verkaufsstart darf vor der öffentlichen Sichtbarkeit liegen, aber nicht nach einem Veranstaltungsbeginn.
Zahlungsmethode
Wähle eine der drei Möglichkeiten:
Keine Online-Zahlung (nur Platzreservierung): Gäste reservieren online und bezahlen später, zum Beispiel an der Abendkassa.
Nur Online-Zahlung (sicherste Option): Eine Buchung ist nur mit sofortiger Online-Zahlung möglich.
Online oder später bezahlen (z. B. Abendkassa): Gäste können sofort online oder am von dir bezeichneten Ort später bezahlen. Zusätzlich legst du fest, ab wie vielen Plätzen die Online-Zahlung verpflichtend ist.
Wenn alle Angaben gültig sind, wird Sichtbarkeit & Zahlung grün. Mit Weiter gelangst du zu Finalisieren.
6. Finalisieren
Im letzten Schritt kontrollierst du die Zusammenfassung, den berechneten Gesamtpreis und eine Vorschau der öffentlichen Veranstaltungsansicht. Klicke auf die Vorschau, um die Detailansicht zu öffnen.
Falls du einen Gutscheincode für die Veranstaltungserstellung besitzt, kannst du ihn in der Zusammenfassung eingeben. Eine gültige Ermäßigung wird direkt vom Gesamtpreis abgezogen.
Klicke auf Abschließen und bezahlen und bestätige die Sicherheitsabfrage. Falls deine Vereinsdaten noch unvollständig sind, führt dich der Assistent zuerst zu Einstellungen → Vereinsdaten. Anschließend wirst du zur Bezahlungsseite weitergeleitet.
Nach erfolgreicher Zahlung werden die Termine erstellt und du erhältst eine Bestätigung per E-Mail. Die Rechnung findest du im Backstage-Bereich unter Einstellungen → Abrechnung.
Mit Zurück zur Übersicht gelangst du wieder zu deinen Veranstaltungen.
Zusatzveranstaltung zu einer bestehenden Serie anlegen
Möchtest du später einen oder mehrere Termine zu einer bestehenden Serie hinzufügen, öffne in der Veranstaltungsübersicht das Menü eines Termins und wähle Zusatzveranstaltung erstellen.
Der neue Entwurf bleibt automatisch mit der bestehenden Serie verknüpft. Der Serienname wird übernommen und kann im Assistenten nicht geändert werden. Der Termin, der Saalplan und die Preise des Ausgangstermins werden nicht kopiert: Der Entwurf beginnt mit einem neuen, leeren Termin, den du wie oben beschrieben konfigurierst. Weitere Termine kannst du manuell oder mit dem Spielplan-Assistenten ergänzen.
Beim Finalisieren zeigt die Zusammenfassung den bisherigen Wert der Serie, den Wert der Serie mit den neuen Terminen und den tatsächlich zu zahlenden Aufpreis. Nach der Zahlung werden die zusätzlichen Termine der bestehenden Serie hinzugefügt.