Gutscheine verwalten
In der Gutscheinverwaltung kannst du eigene Gutschein- und Rabattcodes erstellen, bestimmten Veranstaltungen zuweisen, als PDF ausgeben und ihre Einlösung nachvollziehen. Online gekaufte Wertgutscheine deiner Gäste werden ebenfalls hier angezeigt.
Öffne dazu im Backstage-Bereich den Menüpunkt Gutscheine.
Die Gutscheinverwaltung im Überblick
Die Ansicht besteht aus zwei Bereichen:
Filter auf der linken Seite: Bestimmen, welche Gutscheine angezeigt werden.
Übersicht auf der rechten Seite: Zeigt die passenden Gutscheine und stellt Suche, Export und Aktionen bereit.
Die Zahlen neben den Filtern geben an, wie viele Gutscheine zum jeweiligen Bereich gehören.
Gutscheine filtern
Folgende Filter stehen zur Verfügung:
Alle auswählen: Zeigt alle geladenen Gutscheinbereiche an.
Entwürfe: Selbst erstellte Gutscheine, die noch keiner Veranstaltung zugewiesen sind.
Universell gültig: Gutscheine für alle aktuellen und zukünftigen Veranstaltungen deiner Gruppe.
Onlinebestellungen: Wertgutscheine, die Gäste online gekauft haben.
Serie: Wählt alle Termine einer Serie aus.
Einzelne Veranstaltung: Zeigt Gutscheine, die für diesen Termin gültig sind.
Zu Beginn werden nur aktuelle und zukünftige Veranstaltungen geladen. Mit Ältere anzeigen ergänzt du vergangene Veranstaltungen und deren Gutscheine. Ältere ausblenden reduziert die Liste wieder auf aktive Termine.
Übersicht und Suche
Die Tabelle zeigt:
Gutschein-Code
Titel
Wert, Prozentrabatt oder Anzahl der Gratis-Tickets
Einlösestatus und Einlösedatum
Gültigkeit
Kommentar beziehungsweise bei Onlinebestellungen die E-Mail-Adresse des Gastes
Bei eingelösten Gutscheinen werden zusätzlich der Name der buchenden Person, der Buchungscode und das Datum der verwendeten Veranstaltung angezeigt. Ein mehrfach einlösbarer Gutschein kann deshalb neben seinem weiterhin aktiven Original mehrere einzelne Einlösevorgänge besitzen.
Die Suche berücksichtigt Code, Titel, Wert und Kommentar. Standardmäßig wird nur innerhalb der links ausgewählten Filter gesucht. Aktiviere Alle Gutscheine durchsuchen, wenn du unabhängig von der aktuellen Filterauswahl suchen möchtest.
Kommentare bei selbst erstellten Gutscheinen kannst du direkt in der Tabelle bearbeiten; sie werden automatisch gespeichert. Bei Onlinebestellungen ist dieses Feld schreibgeschützt und enthält die E-Mail-Adresse des Käufers.
Neue Gutscheine erstellen
Klicke rechts oben auf Neue Gutscheine. Im Dialog legst du Grunddaten, Code, Art und Gültigkeit fest.
Grunddaten und Gutscheincode
Gutscheinbezeichnung: Interner beziehungsweise angezeigter Titel des Gutscheins.
Gutscheincode: Wähle zwischen Automatisch generieren und Eigenen Code eingeben.
Anzahl der Gutscheine: Bei automatisch generierten Codes kannst du mehrere Gutscheine auf einmal erstellen.
Gutscheinart
Es gibt drei Gutscheinarten:
- Geldwert
Zieht einen festen Eurobetrag vom Buchungswert ab, zum Beispiel 20 €.
- Prozentrabatt
Reduziert den verbleibenden Buchungswert um den angegebenen Prozentsatz, zum Beispiel 10 %.
- Ticketanzahl
Gewährt die angegebene Anzahl an Gratis-Tickets. Dabei werden zuerst die günstigsten Tickets der Buchung abgezogen.
Alle Werte müssen größer als null sein.
Einmalig oder mehrfach einlösbar
Ein Gutschein ist normalerweise einmalig einlösbar. Aktiviere Gutschein-Code mehrmals einlösbar, wenn derselbe Code bis zu einem festgelegten Datum und einer Uhrzeit beliebig oft verwendet werden darf. In diesem Fall ist Gültig bis verpflichtend.
In der Übersicht erkennst du solche Codes am Hinweis mehrmals einlösbar. Nach Ablauf des Gültigkeitszeitpunkts wird der Gutschein als abgelaufen angezeigt und kann nicht mehr verwendet werden.
Gültigkeitsbereich festlegen
Du hast drei Möglichkeiten:
Als Entwurf speichern und später zuweisen: Der Code wird angelegt, ist aber noch bei keiner Veranstaltung einlösbar.
Bestimmte Veranstaltungen auswählen: Wähle eine ganze Serie oder einzelne aktuelle Termine aus.
Für alle (auch zukünftigen) Veranstaltungen: Der Gutschein gilt gruppenweit für alle bestehenden und später erstellten Veranstaltungen.
Klicke auf Speichern, um die Gutscheine anzulegen.
Entwürfe und Gutscheine zuweisen
Nicht zugewiesene Gutscheine findest du über den Filter Entwürfe. Sie sind in der Spalte Gültigkeit mit einem Entwurf-Badge gekennzeichnet.
Einzelnen Gutschein zuweisen
Öffne beim gewünschten Gutschein das Aktionsmenü und wähle Zuweisen. Lege anschließend fest, ob der Gutschein für ausgewählte Termine oder für alle aktuellen und zukünftigen Veranstaltungen gelten soll. Bestätige mit Gutscheine zuordnen.
Mehrere Gutscheine gemeinsam zuweisen
Markiere die gewünschten Zeilen über die Kontrollkästchen und wähle in den Sammelaktionen Zuweisen. Die neue Auswahl ersetzt den bisherigen Gültigkeitsbereich aller markierten Gutscheine.
Die Sammelzuweisung ist nur für selbst erstellte, noch nicht eingelöste Gutscheine verfügbar. Onlinebestellungen und bereits eingelöste Gutscheine können nicht neu zugewiesen werden.
Gutscheine bearbeiten oder löschen
Öffne das Aktionsmenü eines Gutscheins und wähle Bearbeiten. Solange ein selbst erstellter Gutschein noch nicht eingelöst wurde, kannst du ändern:
Bezeichnung
Gutscheinart und Wert
Gültigkeit
Veranstaltungszuweisung
Gutscheincode
Beim Code kannst du den bestehenden Code behalten, ihn manuell ändern oder automatisch einen neuen Code erzeugen lassen. Bestätige die Änderungen mit Speichern.
Ein noch nicht eingelöster, selbst erstellter Gutschein kann außerdem über Löschen entfernt werden. Für mehrere markierte Gutscheine steht dieselbe Aktion als Sammelaktion zur Verfügung.
Gutscheine bei einer Buchung einlösen
Gäste öffnen im Checkout Du hast einen Gutschein-Code?, geben den Code ein und klicken auf Einlösen. Es können mehrere gültige Codes zu einer Buchung hinzugefügt und vor dem Abschluss wieder entfernt werden. Die aktualisierte Gesamtsumme wird sofort angezeigt.
Auch bei einer Backstage-Buchung kannst du im Buchungsdialog einen oder mehrere Gutscheine hinzufügen. Bei einer bestehenden Buchung findest du die verknüpften Gutscheine im Bearbeitungsdialog und kannst dort weitere Codes ergänzen oder Gutscheine entfernen.
Reihenfolge mehrerer Gutscheine
Werden mehrere Gutscheine kombiniert, berechnet Theaterplatz den Rabatt in dieser Reihenfolge:
Gratis-Tickets werden auf die günstigsten Tickets angewendet.
Feste Geldwerte werden vom verbleibenden Betrag abgezogen.
Prozentrabatte werden zuletzt angewendet und miteinander addiert.
Der Gesamtbetrag kann niemals unter 0 € fallen. Ein Code, der den aktuellen Buchungsbetrag nicht reduzieren kann, wird nicht verbraucht.
Teilbeträge und Restguthaben
Ist der Wert eines einmalig einlösbaren Geldgutscheins oder die Anzahl seiner Gratis-Tickets größer als die aktuelle Buchung, bleibt der nicht verwendete Rest unter demselben Code aktiv. In der Gutscheinverwaltung sind der verwendete Anteil und das verbleibende Guthaben nachvollziehbar.
Wird der Gutschein aus der Buchung entfernt oder die Buchung gelöscht beziehungsweise storniert, werden der verwendete Anteil und der aktive Rest wieder zusammengeführt. Ein vollständig verwendeter einmaliger Gutschein wird dabei erneut aktiviert.
Bei einem mehrfach einlösbaren Code bleibt das Original bis zum Ablaufzeitpunkt aktiv. Jede Verwendung wird als eigener Einlösevorgang mit Buchungs- und Veranstaltungsdaten dokumentiert.
Online gekaufte Gutscheine
Wie Gäste Gutscheine kaufen, ist unter Gutscheine kaufen beschrieben.
Nach einer erfolgreich bestätigten Online-Zahlung erscheint jeder gekaufte Gutschein unter Onlinebestellungen. Diese Gutscheine:
sind bei allen Veranstaltungen derselben Gruppe einlösbar,
zeigen die E-Mail-Adresse des Käufers im Kommentarfeld,
können als PDF exportiert werden und
können vom Veranstalter nicht bearbeitet, gelöscht oder neu zugewiesen werden.
Mehrere Gutscheine eines Einkaufs gehören finanziell zu einer gemeinsamen Bestellung. In den Finanzberichten kannst du Gutscheinverkäufe anzeigen aktivieren, um Bestellnummer, Kunden-E-Mail und den tatsächlich über Stripe bezahlten Gesamtbetrag zu sehen.
Unter Einstellungen kannst du außerdem festlegen, ob du bei neuen Online-Gutscheinkäufen per E-Mail benachrichtigt werden möchtest.
Gutschein-Design verwalten
Klicke rechts oben auf Gutschein-Design verwalten, um das Aussehen der Gutschein-PDFs festzulegen.
Das Hintergrundbild muss folgende Anforderungen erfüllen:
Format: PNG oder JPG
Größe: 2003 × 800 Pixel
maximale Dateigröße: 10 MB
Eine passende Vorlage kannst du im Dialog über Vorlage herunterladen speichern. Ziehe dein Bild in das Upload-Feld oder klicke darauf, um es auszuwählen. Die Vorschau zeigt das fertige Gutscheinlayout; das Design wird nach dem Upload automatisch gespeichert.
Ein vorhandenes Hintergrundbild kannst du im selben Dialog wieder entfernen. Bestätige dazu die Sicherheitsabfrage.
Gutscheine exportieren
Einzelnen Gutschein als PDF exportieren
Öffne beim Gutschein das Aktionsmenü und wähle PDF exportieren. Du erhältst eine PDF-Datei mit deinem Gutschein-Design, dem Wert und dem individuellen Code.
Mehrere Gutscheine exportieren
Markiere die gewünschten Gutscheine und wähle in den Sammelaktionen PDF exportieren. Der Download ist eine ZIP-Datei, die für jeden ausgewählten Gutschein eine eigene PDF enthält.
Tabellenübersicht als Excel-Datei exportieren
Mit Excel herunterladen exportierst du alle derzeit in der Übersicht angezeigten Gutscheine. Wähle daher zuerst die gewünschten Filter und den Suchbegriff. Die Kontrollkästchen der Tabellenzeilen beeinflussen den Excel-Export nicht.