Einstellungen

Die Einstellungen erreichst du im linken Backstage-Menü. Oben auf der Seite stehen fünf Tabs zur Verfügung:

Allgemein
Benutzerverwaltung
Benachrichtigung
Abrechnung
Vereinsdaten

Der Hauptbenutzer kann alle Tabs öffnen. Ein Unterbenutzer sieht den Menüpunkt nur mit dem Recht Einstellungen ändern.

Allgemein

Der Tab Allgemein ist in Öffentliche Kontaktdaten, Buchung & Checkout und Design gegliedert.

Öffentliche Kontaktdaten

Diese Angaben sind für Gäste sichtbar, zum Beispiel auf deiner öffentlichen Seite und im Checkout:

Gruppenname: wird angezeigt, kann hier aber nicht geändert werden.
Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website: Trage nur vorhandene Kontaktmöglichkeiten ein; nicht benötigte Felder können leer bleiben.
Zusätzliche AGB verwenden: Aktiviert ein Feld für den Link zu euren eigenen AGB. Der Link und die zusätzliche Zustimmung werden im Ticket- und Gutschein-Checkout angezeigt. Beim Ausschalten wird der hinterlegte Link entfernt.

Buchung & Checkout

Diese Vorgaben gelten gruppenweit für alle Veranstaltungen:

Reservierungsstopp vor Veranstaltung (in Std): Legt fest, wie viele Stunden vor dem Veranstaltungsbeginn die Onlinebuchung endet. 0 bedeutet, dass kein zusätzlicher Vorlauf abgezogen wird.
Max. Sitzanzahl pro Buchung: Begrenzt, wie viele Tickets ein Gast in einem Buchungsvorgang auswählen kann. Der Wert muss größer als 0 sein.
Telefonnummer von Gästen optional abfragen: Blendet ein freiwilliges Telefonnummernfeld im Checkout und bei Backstage-Buchungen ein.
Auslastung vor Gästen verbergen: Versteckt Angaben zu freien beziehungsweise verfügbaren Plätzen auf öffentlichen Serien- und Veranstaltungsseiten, in Detailansichten und im Checkout.
Weiterleitung zum Zahlungsabwickler in neuem Tab öffnen (nur für iFrames): Öffnet die externe Zahlungsseite in einem neuen Browser-Tab. Verwende dies vor allem, wenn Theaterplatz in eine andere Website eingebettet ist.

Design

Eigene Primärfarbe / Eigene Sekundärfarbe: Aktiviere die jeweilige Option und wähle eine Farbe. Wird die Option ausgeschaltet, verwendet die Seite wieder die Standardfarbe.
Veranstalter-Logo: Klicke in das Upload-Feld oder ziehe eine Bilddatei hinein. Das hochgeladene Logo kann über den Löschen-Knopf wieder entfernt werden.
Hintergrundbild: Aktiviere zuerst Hintergrundbild verwenden und lade anschließend das Bild hoch. Ohne aktivierte Option wird das Bild nicht auf den öffentlichen Seiten und im Buchungsablauf verwendet.

Unterbenutzer verwalten

Auf Theaterplatz.at ist es möglich mehreren Personen Zugriff auf deinen Account zu erteilen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern bzw. durch Benutzerrechte die Handlungsfähigkeit auf der Plattform zu beschränken. Hier erfährst du wie du Unterbenutzer verwaltest und richtig anlegst.

Öffne den Tab Benutzerverwaltung. Die Tabelle zeigt Benutzername, verborgenes Passwort, Beschreibung und Aktionen aller angelegten Unterbenutzer. Im Aktionsmenü kannst du einen Unterbenutzer bearbeiten oder löschen.

Neuen Unterbenutzer erstellen

Um einen neuen Unterbenutzer zu erstellen, klicke rechts oben auf Benutzer hinzufügen. Die Tabelle wechselt zu einem Formular, in dem du Benutzername, Passwort und eine optionale Beschreibung eingibst. Mit Abbrechen kehrst du zur Benutzerliste zurück.

Der Benutzername muss aus mindestens drei Kleinbuchstaben bestehen. Großbuchstaben werden automatisch in Kleinbuchstaben umgewandelt, ß wird zu ss; Leerzeichen, Zahlen, Sonderzeichen und Akzente werden entfernt. Unter dem Feld siehst du den vollständigen Namen, mit dem sich der Unterbenutzer später anmeldet. Das Passwort muss mindestens sechs Zeichen lang sein.

Anschließend legst du die Benutzerrechte fest, um die verfügbaren Aktionen auf der Plattform zu begrenzen. Rechte werden mit einem Häkchen links neben dem jeweiligen Benutzerrecht erteilt.

Mit einem Klick auf den Button Anlegen rechts oben, wird der Benutzer angelegt.

Benutzerrechte Übersicht

Der Hauptbenutzer besitzt immer alle Rechte. Bei Unterbenutzern werden nur die ausdrücklich ausgewählten Rechte vergeben.

Veranstaltungen

Veranstaltungen einsehen: Öffnet die Veranstaltungsübersicht, den Veranstaltungsmanager und die zugehörige Saalplanansicht. Dieses Recht ist die Grundlage für die meisten Arbeiten an einer Veranstaltung.
Veranstaltungen anlegen: Erstellt neue Veranstaltungsserien, bearbeitet Entwürfe und legt Zusatzveranstaltungen an.
Veranstaltungen löschen: Blendet im Aktionsmenü Absagen / Verschieben ein. Die eigentliche Löschung oder Absage erfolgt derzeit nicht selbstständig; der Dialog verweist dafür an das Theaterplatz-Team.

Buchungen und Abendkassa

Buchungen anlegen: Erstellt Buchungen mit Sitzplatzauswahl oder freier Platzwahl im Veranstaltungsmanager. Dafür sollte zusätzlich Veranstaltungen einsehen vergeben werden.
Namenspflicht bei Buchungen: Der Unterbenutzer muss beim Erstellen einer Buchung einen Namen angeben.
E-Mailpflicht bei Buchungen: Der Unterbenutzer muss beim Erstellen einer Buchung eine gültige E-Mail-Adresse angeben.
Buchungen als bezahlt markieren: Ändert den Bezahlt-Status einer Buchung.
Buchungen als anwesend markieren: Ändert den Anwesenheitsstatus einer Buchung.
Ticketbelegung ändern: Ändert die Preis- beziehungsweise Ticketaufteilung einer bestehenden Buchung, zum Beispiel von zwei regulären Tickets auf ein reguläres und ein ermäßigtes Ticket.
Sitzplätze freigeben: Gibt reservierte Plätze frei beziehungsweise ermöglicht das Verschieben einer Buchung auf andere Plätze.
Versteckte Ticketpreise buchen: Zeigt und verwendet nicht öffentliche Administrator-Preise, zum Beispiel einen Abendkassa- oder Freikartenpreis.
Versteckte Sitzplätze anzeigen/buchen: Zeigt und bucht Plätze, die im Saalplan nur für Administratoren freigegeben wurden. Ohne dieses Recht bleiben diese Plätze für den Unterbenutzer unsichtbar und können auch nicht automatisch gebucht oder beim Verschieben ausgewählt werden.
Buchungen rückerstatten (nur bei Onlinezahlung): Startet die Rückerstattung einer online bezahlten Buchung. Dabei können nicht erstattete Zahlungsgebühren entstehen.
Buchungen löschen: Löscht nicht online bezahlte Buchungen sowie bereits rückerstattete Onlinebuchungen. Verwendete Gutscheine und Plätze werden dabei wieder freigegeben.
Beim Buchen nur Bondruck erlauben: Passt die Abschlussmöglichkeiten im Buchungsdialog an den Bondruck-Ablauf der Abendkassa an.
Standardmäßig 'Bezahlt' und 'Anwesend' markieren: Aktiviert beim Anlegen einer Buchung die Optionen Bezahlt und Anwesend standardmäßig. Zum tatsächlichen Ändern müssen auch die jeweiligen Rechte Buchungen als bezahlt markieren und Buchungen als anwesend markieren vergeben sein.

Zusätzliche Rechte neben „Veranstaltungen einsehen“ und „Buchungen anlegen“	Buchbare Plätze	Auswählbare Preise
keines der beiden Rechte	öffentliche Plätze	öffentliche Preise
nur Versteckte Ticketpreise buchen	öffentliche Plätze	öffentliche und versteckte Preise
nur Versteckte Sitzplätze anzeigen/buchen	öffentliche und versteckte Plätze	öffentliche Preise
beide Rechte	öffentliche und versteckte Plätze	öffentliche und versteckte Preise

Finanzen und Auswertungen

Nur eigene Finanzdaten einsehen: Zeigt ausschließlich Buchungen, die dieser Unterbenutzer selbst erstellt hat. Onlinekäufe, Gutscheinbestellungen, Buchungen des Hauptbenutzers und Buchungen anderer Unterbenutzer sind nicht enthalten.
Alle Finanzdaten einsehen: Zeigt die gruppenweiten Finanzdaten einschließlich Onlineverkäufen, Gutscheinbestellungen und Buchungen aller Benutzer. Auch der größere Finanzfilter und die Stripe-Übersicht werden freigeschaltet.
Auswertungen einsehen: Öffnet den Bereich Auswertungen mit den statistischen Kennzahlen und Diagrammen der Gruppe.

Check-in

Webcam-Ticket-Scanner verwenden: Prüft Tickets über die Kamera eines Smartphones oder Computers.
QR-Code-Scanner verwenden: Prüft Tickets mit einem externen Scanner, der den QR-Code wie eine Tastatureingabe übermittelt.
Checkin Monitor: Öffnet die Live-Anzeige des Check-ins.

Verwaltung

Saalplaner verwenden: Erstellt, bearbeitet und löscht Saalplanvorlagen und öffnet die Saalplanbearbeitung von Veranstaltungen. Änderungen an einer Vorlage verändern bereits gekaufte Veranstaltungssaalpläne nicht automatisch.
Gutscheine verwalten: Öffnet die Gutscheinverwaltung und erlaubt das Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Zuweisen und Exportieren von Gutscheinen.
Einstellungen ändern: Öffnet die Einstellungen und erlaubt Änderungen in deren Unterbereichen.

Voreingestellte Rechtegruppen

Abendkassa Rechte: Umfasst Veranstaltungsansicht, Buchungserstellung, Bezahlt-/Anwesend-Status, Ticketänderung, Platzfreigabe, versteckte Ticketpreise, Bondruck-Vorgaben, beide Scanner und den Check-in-Monitor. Versteckte Sitzplätze sind nicht automatisch enthalten und müssen bei Bedarf zusätzlich aktiviert werden.
Scanner Rechte: Aktiviert Webcam-Ticket-Scanner und QR-Code-Scanner.
Vorverkaufsstelle Rechte: Umfasst Veranstaltungsansicht, Buchungserstellung, Bezahlt-Status und die Ansicht der eigenen Finanzdaten.

E-Mail Benachrichtigungen verwalten

Im Tab Benachrichtigung bestimmst du, an wen automatische E-Mails gesendet werden und welche Vorgänge eine Nachricht auslösen.

Gib unter Empfängerliste eine gültige E-Mail-Adresse ein.
Klicke auf Hinzufügen. Die Adresse erscheint danach als Eintrag in der Liste.
Aktiviere die gewünschten Benachrichtigungen.
Klicke rechts oben auf Speichern.

Ein Empfänger kann über das X am jeweiligen Listeneintrag wieder entfernt werden. Ist die Eingabe keine gültige E-Mail-Adresse, bleibt Hinzufügen deaktiviert.

Benachrichtigungen gibt es für diese vier Vorgänge:

Gäste Tickets reservieren: Eine neue Online-Reservierung wurde abgeschlossen.
Gäste Tickets kaufen: Ein neuer Online-Ticketkauf wurde abgeschlossen.
Gäste Gutscheine kaufen: Ein Gutschein wurde online gekauft.
Unterbenutzer Tickets buchen: Ein Unterbenutzer hat im Backstage eine Buchung angelegt.

Abrechnung

Im Tab Abrechnung findest du zwei Bereiche:

Abonnement Übersicht: Zeigt Paket, Status, Gültigkeitsende und Preis deiner aktiven oder bereits gekündigten Abonnements. Ein aktives Abonnement kannst du über das Aktionsmenü kündigen; die enthaltenen Funktionen bleiben bis zum Ende der bezahlten Laufzeit verfügbar.
Rechnungen: Listet Rechnungen für Serienkäufe und Analyse Pro mit Datum, Typ, Beschreibung und Betrag. Mit Rechnung öffnest du die verfügbare PDF. Ist die Rechnungserstellung fehlgeschlagen, kannst du sie mit Erneut versuchen nochmals starten.

Vereinsdaten

Damit ihr Online-Zahlungen für Veranstaltungen anbieten oder Gutscheine verkaufen könnt, muss euer Verein einmalig verifiziert werden. Öffne dafür den Tab Vereinsdaten.

Angaben zum Verein

Trage die mit * gekennzeichneten Informationen vollständig und wahrheitsgemäß ein:

eingetragener Vereinsname laut ZVR
Anschrift des Vereins
siebenstellige ZVR-Nummer; über den Link beim Feld kannst du einen Registerauszug des BMI öffnen
Vereinswebsite
Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Telefon und Privatanschrift der Obfrau beziehungsweise des Obmanns
Name und Telefonnummer einer Kontaktperson

Ist die Kontaktperson mit Obfrau oder Obmann identisch, aktiviere Kontaktperson ist ident mit Obfrau/Obmann. Name und Telefonnummer werden dann übernommen und gemeinsam aktualisiert.

Aktiviere Ich möchte online Tickets verkaufen, wenn ihr Onlinezahlungen verwenden möchtet. Danach werden zusätzlich diese Felder eingeblendet:

IBAN des Empfängerkontos: Erwartet wird eine österreichische IBAN mit AT und 18 Ziffern.
Auszahlungsintervall: Wähle zwischen monatlicher und wöchentlicher Auszahlung.

Klicke anschließend rechts oben auf Speichern. Dadurch werden die Daten gespeichert und die Verifizierung kann bearbeitet werden.

Statusanzeigen

Noch nicht begonnen: Im Tab wird kein Statussymbol angezeigt. Fülle die Vereinsdaten aus und speichere sie.

Verifizierung läuft: Ein gelbes Fragezeichen und der Hinweis Vereinsdaten-Verifizierung läuft werden angezeigt. Bis zum Abschluss kannst du die Angaben weiterhin bearbeiten und erneut speichern.

Verifizierung abgeschlossen: Ein grüner Haken und der Hinweis Vereinsdaten-Verifizierung abgeschlossen werden angezeigt. Das Formular ist nun schreibgeschützt. Ab jetzt könnt ihr Veranstaltungen mit Online-Zahlung erstellen und Gutscheine online verkaufen.

21 September 2026